Guide direction
Comment gérer les présences dans une crèche ?
Le registre de présence est le document le plus important d’une crèche : il dit quels enfants sont sous votre responsabilité, à chaque instant. Voici comment le tenir de façon fiable, sur papier comme sur téléphone.
Mis à jour le
Ce qu’un bon registre doit dire
- La date, et l’heure d’arrivée de chaque enfant
- L’heure de départ, et la personne qui l’a récupéré
- Les absences, en distinguant l’absence prévenue de l’absence non prévenue
- Le nom de la personne de l’équipe qui a noté l’arrivée et le départ
Pointer au moment où ça se passe
Un registre rempli en fin de journée, de mémoire, ne vaut pas grand-chose. Désignez une personne responsable de l’accueil, placez le registre ou la tablette à l’entrée, et notez chaque arrivée devant le parent.
Absences, retards et excuses
- Demandez aux parents de prévenir avant une heure que vous fixez, par exemple 9 h
- Un enfant ni arrivé ni excusé à cette heure-là : on appelle la famille
- Notez l’absence comme « excusée » quand les parents ont prévenu, « absente » sinon
- Les retards répétés à la sortie se règlent dans le règlement intérieur, pas au cas par cas
Les départs, le moment à risque
- La liste des personnes autorisées est fournie et signée par les parents
- La pièce d’identité de chaque personne est enregistrée
- Une autorisation temporaire (une tante pendant une semaine) a des dates de début et de fin
- Jamais d’enfant remis à une personne absente de la liste sans confirmation écrite des parents
- Le nom de la personne qui récupère l’enfant est noté à chaque départ
Le contrôle de fin de journée
Avant de fermer, vérifiez que chaque enfant arrivé a un départ noté. Un registre où il reste un enfant « présent » à la fermeture signale soit un oubli de pointage, soit un vrai problème : dans les deux cas, il faut le savoir avant de partir.
Cahier papier, tableur ou application
| Cahier papier | Tableur | Application (Hi Kiddo) | |
|---|---|---|---|
| Noté au moment même | Oui, s’il est à l’entrée | Rarement | Oui, sur le téléphone de l’équipe |
| Parents prévenus | Non | Non | Notification à l’arrivée et au départ |
| Qui est là, en direct | En relisant la page | Si le fichier est à jour | Compteurs présents, partis, absents |
| Historique | Archives papier | Oui, si personne ne l’a écrasé | Chaque jour passé, consultable |
| Export | Photocopie | Oui | PDF ou CSV |
À lire : Pointage des enfants et registre de présence de la crèche
Se servir du registre
- Repérer les absences répétées d’un enfant, et en parler avec la famille
- Répondre précisément à un parent qui demande à quelle heure son enfant est parti
- Vérifier les heures d’une garderie avant de facturer
- Voir si une classe est souvent pleine, ou souvent à moitié vide
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il garder le registre de présence ?
Renseignez-vous auprès de l’autorité dont dépend votre établissement. Dans Hi Kiddo, l’historique de chaque jour reste consultable et s’exporte en PDF ou en CSV.
Faut-il pointer un enfant qui arrive en retard ?
Oui, à son heure réelle d’arrivée. Le registre montre alors qu’il est arrivé en retard, ce qui est utile si les retards se répètent.
Les parents peuvent-ils pointer eux-mêmes leur enfant ?
Dans Hi Kiddo, c’est l’équipe qui pointe. Les parents voient l’heure d’arrivée et de départ, sans pouvoir la modifier.