Configurer votre crèche

Avant de commencer : l'inscription à l'essai gratuit

Si vous vous êtes inscrit sur le site web Hi Kiddo, votre compte a démarré sur la page Essayez Hi Kiddo gratuitement pendant 14 jours. Vous avez renseigné le nom de votre crèche, la ville, votre civilité et votre nom, votre e-mail, votre téléphone et un mot de passe, puis cliqué sur Créer mon espace.

Ce qui se passe ensuite :

1. Vous recevez un e-mail confirmant que votre inscription est bien arrivée. Il ne contient pas encore de lien de connexion.
2. L'équipe Hi Kiddo vérifie chaque nouveau centre, en général sous un jour.
3. Quand votre essai est validé, vous recevez un second e-mail avec votre lien de connexion. Votre essai gratuit commence à ce moment-là.

Aucune carte bancaire n'est nécessaire. Si vous essayez de vous connecter avant la validation, vous voyez la page Votre demande est en cours de validation (voir « La page de mise en pause » ci-dessous).

Où trouver la liste de configuration

En tant que directrice ou directeur, une barre apparaît en haut de chaque page du tableau de bord tant que la configuration n'est pas terminée. Elle affiche Étapes terminées : X sur 5 et un bouton Continuer la configuration. Cliquez sur Continuer la configuration pour ouvrir la page de la liste, intitulée Configurer suivi du nom de votre centre.

Pendant votre essai gratuit, la même barre indique aussi le nombre de jours restants (par exemple Essai gratuit : 9 jours restants) avec un lien Choisir une formule.

Les cinq étapes

Chaque étape comporte un bouton qui ouvre la page où vous faites le travail. La prochaine étape à faire est mise en avant et son bouton indique Commencer. Les étapes terminées sont cochées et barrées, et leur bouton indique Ouvrir pour que vous puissiez y revenir et compléter.

1. Ajoutez votre adresse et vos horaires. Ouvre les Paramètres du centre. Cette étape est terminée dès que votre centre a une adresse et des horaires d'ouverture enregistrés. Les familles et l'équipe les voient dans l'application.
2. Créez votre première salle de classe. Ouvre le formulaire Créer une salle de classe. Chaque enfant appartient à une classe, et les enseignants suivent la leur. Voir Classes.
3. Ajoutez votre équipe. Ouvre le formulaire Créer un utilisateur. Cette étape est terminée dès qu'au moins une personne avec le rôle Enseignant existe dans votre centre. Voir Personnel.
4. Ajoutez les enfants. Ouvre le formulaire Ajouter un enfant. Une fiche par enfant, avec ses allergies et les personnes autorisées à venir le chercher. Voir Enfants.
5. Ajoutez les parents. Ouvre le formulaire Créer un parent. Cochez leurs enfants en les ajoutant ; les parents se connectent à l'application avec leur e-mail. Voir Parents.

La barre de progression en haut de la carte se remplit au fur et à mesure. Quand les cinq étapes sont terminées, la page affiche Votre centre est prêt avec un bouton Tableau de bord, et la barre de configuration disparaît du haut de vos pages.

Vous pouvez faire les étapes dans l'ordre que vous voulez et revenir à tout moment. L'ensemble prend une dizaine de minutes.

La page de mise en pause

Parfois, Hi Kiddo affiche une seule page à la place du tableau de bord. Cela arrive dans trois situations.

Votre demande est en cours de validation

Votre inscription attend sa validation. La page indique Votre demande est en cours de validation et explique que vous recevrez un e-mail dès que votre essai sera prêt. Le seul bouton est Déconnexion.

Votre essai gratuit est terminé

Votre essai est terminé et aucune formule n'a encore été activée. La page indique Votre essai gratuit est terminé et affiche la date de fin.

• La Direction voit un bouton Choisir une formule qui ouvre la page Formule, ainsi que Déconnexion.
• Les Enseignants et parents voient un message indiquant que la direction peut choisir une formule pour réactiver Hi Kiddo, et un bouton Déconnexion.

Accès suspendu

L'équipe Hi Kiddo a suspendu l'abonnement de votre centre. La page indique Accès suspendu, et le seul bouton est Déconnexion.

• La Direction est invitée à contacter Hi Kiddo à [email protected] pour rétablir l'accès.
• Les Enseignants et parents sont invités à contacter le centre, à son numéro de téléphone s'il est renseigné dans les Paramètres du centre.

L'accès revient dès que l'équipe Hi Kiddo réactive l'abonnement.

Tant que votre centre est en pause, personne dans le centre ne peut utiliser le tableau de bord ni l'application, sauf pour se déconnecter. Après un essai, la direction peut toujours ouvrir la page Formule. Rien n'est supprimé : enfants, familles, rapports et factures sont tous conservés et réapparaissent dès qu'une formule est active ou que l'essai est prolongé.

Bon à savoir

• Deux jours avant la fin de votre essai, la direction reçoit un e-mail de rappel. Un autre e-mail arrive le jour de la fin.
• Pendant l'essai, les limites de la formule associée à votre essai s'appliquent (par exemple le nombre d'enfants). Si vous en atteignez une, un message vous le signale avec un lien vers les formules. Voir Formule et facturation.
• La liste de configuration est réservée à la direction. Les enseignants et les parents ne la voient jamais.

Dépannage

Je me suis inscrit mais je n'ai jamais reçu l'e-mail de connexion. La validation prend en général jusqu'à un jour. Vérifiez votre dossier de courrier indésirable. Si vous n'avez toujours rien, écrivez à [email protected].

L'étape « Ajoutez votre équipe » n'est pas cochée alors que j'ai ajouté quelqu'un. Cette étape ne compte que les personnes ayant le rôle Enseignant. Ajouter un autre membre de la direction ne la valide pas.

Mon équipe dit que l'application affiche un message et ne s'ouvre pas. Votre centre est probablement en pause. Si l'essai est terminé, connectez-vous sur le web, ouvrez Formule et choisissez une formule. Si le message indique que l'accès est suspendu, contactez Hi Kiddo à [email protected].